Qu’est ce qui fait une bonne solution d’archivage de mails ?

Une solution pérenne et ouverte

L’archivage des e-mails est un engagement à long terme. Vous devez anticiper et vous assurer que, dans 10 ou 20 ans, vous pourrez exploiter vos archives de manière autonome, simple et fiable.

Si les données sont stockées dans un format propriétaire, vous ne pourrez pas les transférer vers une autre solution d’archivage ; vous risquez même de ne pas pouvoir les lire sans le logiciel fourni par le fournisseur, qui n’existera peut-être plus à ce moment-là.

C’est pourquoi il est important que vos e-mails soient stockés dans un format ouvert, lisible avec des outils ouverts et sans connaissances particulières : votre équipe actuelle pourrait être absente au moment où vous devrez restaurer les archives.

Dans 10 ou 20 ans, tout outil propriétaire pourrait ne plus fonctionner sur le système d’exploitation actuel. Dans ce cas, vous pourriez rencontrer des problèmes techniques nécessitant l’assistance d’un fournisseur qui n’existe plus. Lorsque cela se produira, vous serez probablement pressé et découvrirez que tout est bien plus compliqué, coûteux et chronophage que prévu.

Il est crucial de disposer de toutes les archives dans un format ouvert et standard, facilement récupérable sans outil spécialisé. La meilleure solution vous permet de récupérer les e-mails recherchés avec le strict minimum : un gestionnaire de fichiers.

Notre archiveur d’e-mails stocke les fichiers EML bruts dans des fichiers ZIP, à raison d’un fichier ZIP par jour ou tous les 4 000 e-mails. Le nom du fichier ZIP indique clairement la date d’archivage ; l’outil minimal nécessaire pour rechercher et récupérer des e-mails est donc un gestionnaire de fichiers.

Pourquoi ce choix ? Le fichier ZIP est un format standard, pris en charge aujourd’hui et demain par de nombreux outils ouverts. Il offre compression, déduplication et chiffrement de pointe (AES256). Inutile de réinventer la roue, sauf si vous souhaitez imposer à vos clients un format propriétaire.

Un archivage légal

Il est important que vos e-mails stockés puissent servir de preuve juridique, en cas de besoin. Cela signifie pouvoir prouver légalement que :

• l’e-mail a été reçu et archivé à un moment précis
• il n’a pas été modifié par la suite.

Il existe une norme, formalisée dans la RFC 3161, appelée « horodatage certifié ». Il s’agit d’une norme ouverte et documentée, prise en charge par de nombreux outils ouverts permettant de vérifier l’authenticité.

Notre archiveur est livré avec une autorité de certification intégrée qui certifie chaque e-mail stocké. Cette opération est automatique et prête à l’emploi, aucune configuration n’est requise.

Lorsqu’un e-mail est extrait de l’archive, l’archiveur vérifie automatiquement son intégrité.

La valeur juridique doit être assurée, sans configuration particulière, et c’est ainsi que nous l’avons conçu.

Des copies multiples

Stocker toutes vos données au même endroit n’est pas judicieux. Cela s’applique aux sauvegardes, et plus particulièrement à l’archivage des e-mails, qui représente bien plus qu’un simple ensemble de sauvegardes. Vous devez pouvoir stocker plusieurs copies de vos archives à différents emplacements, automatiquement et en continu.

Notre archiveur prend en charge un nombre illimité de volumes de différents types : disques locaux, stockage objet (prenant en charge la quasi-totalité des fournisseurs et protocoles), FTP et SFTP.

Les e-mails sont automatiquement stockés en plusieurs copies sur différents volumes, répartis dans différents emplacements géographiques (les archives sont chiffrées en AES256). Vous pouvez également définir des durées de conservation différentes pour chaque volume. Par exemple, vous pouvez définir qu’un volume local stocke les 5 dernières années, tandis qu’un volume de stockage objet distant stocke les 20 dernières années d’e-mails.

Une utilisation simple

L’archivage des e-mails ne sert pas uniquement à la conformité, c’est aussi un outil permettant d’améliorer la productivité de l’entreprise. Les utilisateurs doivent pouvoir l’utiliser pour récupérer leurs propres e-mails archivés. Pour ce faire, l’interaction utilisateur doit être simple.

Nous fournissons un plugin Outlook (compatible avec OWA et O365) déployable automatiquement, une application iOS et Android, ainsi qu’une application web. Les utilisateurs peuvent non seulement gérer leurs propres archives d’e-mails : la délégation est prise en charge et les recherches enregistrées peuvent être partagées avec d’autres utilisateurs, ce qui permet de déléguer facilement l’accès à un sous-ensemble d’e-mails bien défini.

Serveur de messagerie lent ? L’archiveur supprime automatiquement les anciens e-mails de votre serveur de messagerie, après avoir vérifié qu’ils sont stockés en toute sécurité dans l’archive.

L’archiveur offre un moteur de recherche plein texte bien plus rapide que n’importe quel serveur de messagerie. En termes d’interactions utilisateur, la définition standard de ce qui est perçu comme « instantané » est inférieure à 100 ms et il s’agit du temps de réponse d’une requête de recherche standard sur une grande archive de millions de messages électroniques sur notre archiveur.

Protection des données

Bien sûr, vous devez vous assurer que la confidentialité est correctement appliquée, que les e-mails ne sont visibles que par leurs propriétaires légitimes et que personne d’autre, y compris les administrateurs si telle est votre politique, ne peut les lire.

Sur notre archiveur, un locataire peut être protégé par un responsable de la confidentialité, ce qui signifie que l’administrateur doit également demander une autorisation pour accéder au contenu des e-mails.

Le processus d’autorisation est simple et rapide : un mot de passe à usage unique (OTP) temporel (comme Google Authenticator). Six chiffres faciles à dicter par téléphone pour une application simple mais rigoureuse de la confidentialité. Une fois l’autorisation obtenue, tout est enregistré et signalé au responsable de la confidentialité.

Sources de données

L’archivage des e-mails vous accompagnera au fil du temps. Le système d’archivage doit être très flexible en termes d’ingestion afin de pouvoir facilement migrer vers différents systèmes de messagerie, vers ou depuis le cloud, sans avoir à repenser votre stratégie d’archivage.

Les méthodes d’ingestion prises en charge incluent la journalisation SMTP, le transfert SMTP, IMAP, POP3, les connecteurs O365 natifs et Exchange.

L’importation d’archives PST ou EML peut être prise en charge, ainsi que l’exportation vers les mêmes formats.

Nous avons également implémenté l’importation par lots pour un démarrage simplifié : vous pouvez fournir des disques entiers remplis d’archives PST ou EML ; elles seront importées automatiquement, quelle que soit leur taille.

Choix des archives

Vous devez pouvoir choisir ce que vous souhaitez archiver et ce que vous ne souhaitez pas archiver. Vous pouvez choisir différentes durées de conservation pour différents e-mails : newsletters ? Un an peut suffire. Avocat ? Dix ans minimum. Et ainsi de suite.

Pour les avocats : la conservation légale permet de verrouiller certains e-mails (liés par exemple à une affaire judiciaire) jusqu’à une date précise. C’est ce dont vous avez besoin pour vous assurer qu’ils ne subiront aucun dommage jusqu’à la fin de l’affaire.

Règles d’archivage, règles de conservation, conservation légale : tout cela est pris en charge par notre archiveur et peut être configuré avec une grande précision et une grande granularité grâce à un générateur de requêtes graphique avancé.